Tema: Udvikling af indhold – Formulering af skabeloner – Betydning af skabeloner
Udenrigsministeriets rejsevejledninger røg ind på lystavlen hos danskerne i corona-årene 2020-22. Eksponeringen på TV i coronakrisens første måneder var daglig, og efterspørgslen på rejsefakta var enorm.
Man var heldigvis godt forberedt. Mindre end to år tidligere – i 2018 – havde rejsevejledningerne – i regi af ministeriets Borgerservice – været genstand for en omfattende relancering efter et nyt koncept, hvilket betød, at ministeriet kunne møde et pludseligt, eksplosivt behov i topform.
Konceptet, der formuleret som skabelon danner grundform for rejsevejledninger for 74 lande, er stramt og kompakt og gælder stadig. Det bagvedliggende princip er en skelnen mellem primær og sekundær information:
- Primær information – oversigt over sikkerhedsniveau med anbefalinger i toppen i form af en farveskaleret grafik
- Sekundær information – uddybende information, begrundelser og rejseråd præsenteret under hovedoverskrifter i en harmonika
Ministeriets overordnede vurdering af sikkerhedsniveauet kan aflæses på et splitsekund. Resultatet er hurtigt overblik over en stor og ofte kompleks mængde af information. Til gengæld skal brugerne selv klikke oplysningerne frem, hvis de vil ned i forklaringer og detaljer (selvvalgspræsentation).
Eksempel rejsevejledning
Talfakta om Udenrigsministeriets rejsevejledninger
- Kendes af 84 procent af danskerne (Epinion, 2022)
- Gennembrud under coronapandemien med 12 millioner sidevisninger (2021)
- Står for 60 procent af trafikken til UM.dk (3,6 millioner visninger i 2022)
——————————————————————————
Idéen med rejsevejledninger er at gøre især danske turistrejsende i stand til at navigere i de sikkerhedsmæssige risici, der findes i lande, de rejser i, og dermed bidrage til at give dem større sikkerhed og tryghed på rejsen.
I 2003 var der rejsevejledninger for cirka 20 lande, i 2017 for cirka 40 og året efter, ved relanceringen, blev antallet af lande med rejsevejledninger næsten fordoblet.
Projektarbejdet blev udført internt og strakte sig over næsten et år fra 2017 til 2018, fortæller projektansvarlig og teamleder i Udenrigsministeriets Borgerservice, chefkonsulent Marianne Haugaard Aakjær.
Hvorfor relancering?
– Årene forud var præget af en række store terrorangreb og naturkatastrofer rundt om i verden. Danskerne var begyndt at rejse mere og rejste længere væk. Regeringen havde samtidig et ønske om, at danskerne fortsat kunne nyde godt af globaliseringen og mulighederne for at kunne rejse ud i verden. I lyset af det mere komplekse rejsebillede erkendte vi, at der var behov for en samlet modernisering af vores tre kerneprodukter: Rejsevejledningerne, Danskerlisten og Rejseklar appen, siger Marianne Haugaard Aakjær.
– Vi havde blandt andet udfordringer med brugervenlighed og budskaber, der stak i forskellige retninger. Spørgsmålet var: Hvordan kunne vi kombinere informationsoverblik med dybdeinformation og gøre det i et sprog, som alle forstod?
Svarene blev fundet gennem grundige analyser af først og fremmest andre landes rejseråd og rejsevejledninger. Dette blev kombineret med den overvældende mængde af viden og erfaring, man opsamler i Borgerservice døgnet rundt ved løbende og direkte kontakt og dialog med tusinder af rejsende om deres udfordringer. Danmarks ambassader over hele verden blev også inddraget foruden de danske sikkerhedstjenester.
For skriveskabeloner.dk er et centralt spørgsmål naturligvis: Hvorfor skabeloner? Hvorfor valgte I at formulere en skabelon og gøre den til grundsten for indholdet?
– Det var vigtigt at sikre en ensartet præsentation af alle lande og gøre oplysninger fra mange forskellige lande sammenlignelige, og det er det, en skabelon kan.
– Skabelonen sikrer også en fast form, som giver læsere en følelse af genkendelighed, når de læser en ny vejledning. De skal ikke bruge energi på at orientere sig i stoffet, fordi grundformen er fast og let at forstå. Borgerne bliver hurtigt fortrolige med siderne, fordi de er enkle i opbygning og form. Så kan folk bruge deres tid på indholdet.
– Endelig kan man sige, at det er et stort emne at lave en sikkerhedsvurdering og give anbefalinger for land, for hvad skal med og hvad skal ikke med? Udfordringen er, hvor man skal stoppe med at give oplysninger og detaljer? En skabelon lægger emnerne fast og trækker en streg i sandet: Hertil og ikke længere, så vejledningerne ikke ender med at blive ekstremt lange og uoverskuelige.
Hovedpunkter i projekt relancering af rejsevejledninger
- Fordobling af antallet af lande med rejsevejledninger
- Bedre læsevenlighed. Lixtal sænkes fra 4- og 5-niveau (akademisk sprog) til 3-niveau (avissprog)
- Skabelon danner fast ramme om store informationsmængder og skaber sammenlignelighed mellem oplysninger
- Harmonika sikrer overblik over dybdeinformationer
- Farvebaseret 4 trins risikovurdering (grøn, gul, orange, rød) giver tydelighed om sikkerhedsniveau og anbefalinger
- Skærpelse og tydeliggørelse af anbefalinger og budskaber
- Præcision i formuleringer opnås med skabeloner ned på sætningsplan
- Centraliserering af rejsevejledninger og informationsflow til borgerne
——————————————————————————
En skabelon centraliserer opbygning og form, men I havde også brug for at centralisere formuleringen af tekster og budskaber. Hvad var anledningen?
– Før relanceringen kunne man finde eksempler på forskellige rejseråd afhængigt af, hvor man læste, fordi de både fandtes i vores rejsevejledninger på um.dk og i andre former på ambassadernes hjemmesider. Det kunne give anledning til misforståelser og måske i sidste ende få både sikkerhedsmæssige og økonomiske konsekvenser. Forsikringsselskaber bruger fx Udenrigsministeriets rejsevejledninger, når de skal vurdere, om den rejsende kan få en aflyst rejse dækket, fordi sikkerheden er blevet forværret. Der skulle kun være én officiel anbefaling, og den skulle ligge i Udenrigsministeriets rejsevejledninger. Dette nødvendiggjorde et centralt informationsflow.
– I dag er det sådan, at ambassaderne giver input, men det er Borgerservice, der fører pennen og opdaterer rejsevejledningerne. Ved skærpelse af sikkerhedsniveauet for et land træffes beslutninger efter grundige overvejelser, hvor vi også ser på andre landes vurderinger af situationen. Det er alene en sikkerhedsmæssig vurdering.
Kun få lande bruger – eller tør bruge – trafiklys-anbefalinger i toppen. Danmark og Australien er blandt de lande, der gør det. Det er jo meget håndfast rådgivning om komplekse emner. Hvad er grunden til, at I valgte at indføre farvegrafikken og fastholder den?
– Vi mente og mener stadig, at det er vigtigt at kommunikere kort, præcist og borgernært, og med hensyn til den samlede generelle risikovurdering og anbefaling må der ikke være tvivl om, hvor man kan rejse hen og ikke rejse hen. Man skal kunne se det lynhurtigt.
– Før i tiden var vi blødere og mere diplomatiske i formuleringerne. Nu er vi mere håndfaste og direkte handlingsanvisende i vores kommunikation, og det tror jeg stemmer godt overens med dansk mentalitet i dag.
– Det er altid den enkelte rejsendes egen beslutning og eget ansvar, om man vælger at rejse. Det, som vores rejsevejledninger kan er at hjælpe den rejsende til at træffe gode beslutninger og forholdsregler, så han eller hun får en så tryg og sikker rejse som muligt, siger Marianne Haugaard Aakjær.
Fakta om Udenrigsministeriets Borgerservice
- Et døgnåbent globalt vagtcenter og teams for henholdsvis krisehåndtering og særlige personsager
- Behandler årligt 5000 større sager, hvor danske statsborgere eller personer med fast ophold i Danmark kommer i en nødsituation i udlandet.
- Udarbejder og opdaterer rejsevejledninger, fører danskerlister og har ansvar for appen Rejseklar
- I juli 2022 var cirka 45.000 tilmeldte på danskerlisterne i 200 lande
- Modtager cirka 30.000 opkald og 45.000 e-mails fra borgere om året
——————————————————————————
Om Marianne Haugaard Aakjær
Marianne Haugaard Aakjær, chefkonsulent, teamleder i Udenrigsministeriets Borgerservice. Projektleder for den gennemgribende relancering af UM’s rejsevejledninger i 2018. Uddannet cand. jur. fra Aarhus Universitet.
Se også
- Artikel: Hvorfor er der vild forskel på, hvordan man skriver en tekst? Eksempel: Rejsevejledning – 17-02-2023
- Se Fagskabelon Rejsevejledning
- Se alle informationsskabeloner
- Læs vores mission med skriveskabeloner
- Læs eller download brochure om skriveskabeloner
- Tilmeld nyhedsbrev om skriveskabeloner
